1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, müşteri ve/veya müşteri temsilcisinin taleplerini açıklığa kavuşturma, işbirliği yapma ve müşteriye ait bilgi ve belgelerin gizliliğini sağlamaktır.
2. KAPSAM
Müşteri ile işbirliği yapma ve gizliliğin sağlanması ile ilgili tüm uygulamaları kapsar.
3. SORUMLULUKLAR
-Genel Müdür
-Kalite Sistemi Yöneticisi
-Teknik Yönetici
-Satış Yöneticisi
-Muayene Sorumlusu
4. UYGULAMA
4.1 Muayene Kuruluşumuz da çalışan her personel Gizlilik Tarafsızlık Formu FR19 imzalayarak
müşteriye ait bilgilerinin 3. bir kişiye verilmemesini taahhüt eder.
4.2 Muayene Kuruluşumuz da, diğer müşterilerimizin gizliliğinin korunması şartı ve Gizlilik
Tarafsızlık Formu FR19 imzalaması şartı ile müşterilerimizle tüm işbirliği faaliyetleri yapılır.
4.3 Müşterilerimiz ve/veya temsilcileri, yapılan muayeneye nezaret etmek istediği taktirde, deneyin planlanan tarihi müşteriye ve/veya müşteri temsilcisine bildirilir. Müşteri ve/veya temsilcisi muayene yapılan alana girmeden önce TY veya görevlendirdiği personel tarafından muayeneyi etkileyecek çevresel şartlar ve uyulması gereken kurallar konusunda bilgilendirilir, ve bir personel ona nezaret eder.
4.4 Müşterilerimizle iyi iletişimin sürdürülmesi, teknik konularda tavsiyelerde bulunulması, gerektiği taktirde sonuçların müşteriye açıklanması, öncelikle Teknik Yönetici ve Kalite Sistemi Yöneticisinin sorumluluğundadır.
4.5 Herhangi bir uygunsuzluk veya tarafsızlığa yönelik bir risk belirlenmesi durumunda PPR02
Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü’ne göre işlem başlatılır.
4.6 Muayene Kuruluşumuz yasal zorunluluktan dolayı veya sözleşmeye bağlanmış taahhütlerden alınan yetkiye istinaden müşteri bilgilerinin tarafımızdan istenilmesi durumunda eğer yasal bir engel yoksa bilgiler ilgili kuruma verilir. Bu durum FR03 Dış Yazışma Formu ile müşteriye bildirilir ve ilgili kurumdan alınacak üst yazı bu dış yazışmanın ekine ilave edilir.
4.7 Müşteri ile ilgili müşteri dışındaki kaynaklardan elde edilecek bilgiler kesinlikle gizli olarak değerlendirilecek olup bu durum 2. bir kişi ile paylaşılmayacaktır.
4.8 Yapılan muayeneler sırasından tarafımızdan oluşabilecek zararlar mesleki sorumluluk sigortası ile karşılanır. Düzenlenen mesleki sorumluluk sigortasının teminatı FR31 Mesleki Sorumluluk Sigortası Hesaplama Toblosu’ndaki parametreler ile belirlenir.
4.9 Muayene metotları, yöntemleri, prosedürleri, sözleşmede anlaşılan şartlar vb. gibi konularda oluşabilecek anlaşmazlıklar (Yapılan İş, Talep, Teklif Ve Sözleşme arasındaki farklılıklar) iş başlamadan giderilir.
4.10 Her iş bitiminde müşteri veya temsilcisine geri bildirimlerin alınması için raporla birlikte FR21 MÜŞTERİ ANKET FORMU gönderilir. Toplanan geri bildirimlerin değerlendirilmesi PR07 ŞİKAYET VE İTİRAZ PROSEDÜRÜne göre yapılır.
4.11 Yönetmelik ve türkak gereklilikleri veya standart ve yönetmeliklerde değişiklikler olduğunda müşteriye gerekli bilgilendirmeler yapılır. Yüzyüze yapılan görüşmelerde katılımcılar tarafından FR30 TOPLANTI KATILIM FORMU doldurularak kayıt altına alınır.
4.12 Müşterilerle yapılan tüm görüşmeler LT18 Müşteri iletişim kayıtları listesi ile kayıt altına alınır.
5- KAYITLARIN MUHAFAZASI:
Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan tüm kayıtlar PR11 KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ’ne göre muhafaza edilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
• PR02 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü
• FR19 Gizlilik Tarafsızlık Formu
• FR03 Dış Yazışma Formu
• FR31 Mesleki Sorumluluk Sigortası Hesaplama Toblosu
• LT18 Müşteri İletişim Kayıtları Listesi
• Fr21 Müşteri Anket Formu
• PR11 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Pr07 Şikayet Ve İtiraz Prosedürü
• Fr30 Toplantı Katılım Formu
7. REVİZYON KAPSAMI
Revizyon sayısı: 1
Revizyon Tarihi: 20.12.2020
Revizyon İçeriği: 4.11 eklendi
TEKLİF AL
